Para salir de dudas,
Deberemos Crear un equipo de personas con el Presidente o autorizadas expresamente por él, dispuestas a trabajar
y a “echarle horas”, y comenzar a pedir papeles. Observarlos casi, como si fuésemos CSI y armarnos de
paciencia.
En caso de que el Presidente esté implicado (cosa que
a veces ocurre), habrá que hacerlo solos, lo que significará más trabajo y
más problemas.
Pero no hay por qué preocuparse. Poner todo “patas arriba”,
sirve para localizar “anomalías” en todos los sentidos y subsanarlas significa
que la Comunidad se ahorre y/o deje de perder una importante cantidad de dinero
al año.
Sí pero ….. ¿Por dónde y cómo
empiezo….?
Deberéis pedir:
1. Las cuentas de la comunidad de la
siguiente forma
- Diario del banco con todos los conceptos apuntados.
- Balance de comprobación de sumas y saldos.
- Mayor de todas las cuentas con movimientos (incluida las de clientes)
- Certificado bancario de saldo a cierre de cuentas. (Aunque cueste algo de dinero).
- Cuotas y correspondiente aplicación de coeficientes
- Comprobación de que lo que recauda la comunidad es correcto.
- Suministros comunitarios: Agua, Gas, Electricidad ¿Cómo se pagan?.
- Relación de Deudores: nombre, vivienda, fechas de recibos devueltos e importes correspondientes.
- No aceptar el pretexto de la Ley de Protección de Datos, ya que el único sitio donde no se pueden exhibir los morosos es en el tablón de anuncios de la propia comunidad. (Hay jurisprudencia al respecto).
- Comprobar que lo que deben los morosos coincide con los ingresos que le faltan a la comunidad.
- Relación de Acreedores identificados y con sus importes correspondientes:
- Organismos Oficiales: Seguros Sociales, Hacienda, Basuras, Paso de vehículos, minusválidos,
- Ordinarios: Proveedores (empresa, fecha, concepto e importe). Nóminas personal
2. Archivadores y carpetas de
documentos de los años a revisar
(aconsejo empezar por el último período e ir hacia atrás).
3. Entrar en la cuenta de la
comunidad y sacar personalmente los movimientos bancarios.
4. Comprobar que éstos y el saldo
final, coinciden con los presentados.
5. Tener el talonario a mano y
comprobar las partidas que están anotadas.
6. Si se pagan suministros
comunitarios, como el agua o gasóleo, comprobar una a una todas
las facturas para ver que coinciden la cantidad suministrada con la cantidad
facturada (muchas veces no coinciden), y que a partir de éstos, se le ha
cargado correctamente a cada uno de los vecinos, con arreglo a como paguen
los recibos (por coeficiente o a partes iguales).
7. Cotejar las facturas de los
proveedores con la contabilidad
y ver si éstas contienen todos los datos oficiales (expuestos más arriba), si
están detallados los trabajos realizados, si la suma de las partidas se
corresponde con lo pagado y si hay cargos ajenos a lo que corresponde. No
admitir facturas que solo pongan “Trabajos realizados” (sin especificar qué,
cómo y cuánto por concepto).
8. En las facturas de obras y/o
reparaciones realizadas, comprobar que se ajustan al presupuesto,
que éste no ha sido “inflado” y que llevan un 10% de IVA (no un 21%)
9. Examinar los presupuestos de obras
y pedir otros, con las mismas características, cuanto más detallado mejor, a empresas ajenas a la comunidad.
10. Comprobar si se han ejecutado las
garantías de obras realizadas.
11. Observar recibos, albaranes y
cualquier otro “justificante de pago”.
12. Verificar que no hay pagos
duplicados ni salidas de dinero sin justificar (si están justificadas, comprobar
por qué se produjeron).
13. Revisar los contratos de empresas
de seguros, mantenimientos y productos varios. Con arreglo a sus coberturas,
pedir nuevos presupuestos a otras empresas y, en caso de mucha diferencia, o
bien cambiar o hablar con los anteriores para que nos bajen las cuotas si
estamos contentos con ellos.
14. Ver los partes dados al seguro y a
las empresas de mantenimiento.
15. Comprobar que No hemos pagado por
coberturas incluidas en los anteriores.
16. Pedir los contratos y el alta en
la SS de todo el personal contratado por la comunidad. Ver si están contratados por todo
el tiempo que hacen. Pedir las copias firmadas de nóminas (ordinarias y extras)
y que las revise minuciosamente alguien que entienda, rehaciendo todas las
operaciones. Es muy habitual encontrar que se paga de más a la SS, “porque el
programa lo ha sacado así”. Si ésto ocurriera, la parte buena es que la SS,
devuelve lo que se ha pagado de más.
17.Pedir los TC1 y TC2 de la SS y el
impreso de retenciones de Hacienda.
Los Seguros se pagan con un mes atrasado, es decir, en diciembre se paga el mes
anterior, noviembre. El IRPF se presenta trimestralmente. (En los movimientos
bancarios, comprobar que están cargadas estas partidas).
18. Mirar detenidamente todos los
papeles que haya en el archivador o en cualquier otro lugar, correspondientes a
la comunidad. Aunque no entendamos, veremos qué dicen y en caso necesario,
buscaremos a alguien que entienda para que nos “los traduzcan”.
Tras este análisis, cuantificar económicamente las anomalías encontradas y, dependiendo de la gravedad, decidid qué hacer.
Tanto para echar al administrador, como para demandarle, tiene que ser aprobado en Junta General Ordinaria o Extraordinaria, pero previamente, en la convocatoria, tiene que constar ese punto.
