TU COMUNIDAD ¿ESTÁ PERDIENDO DINERO?

De repente hay cosas que no ves claras, algo se te escapa, pero no sabes exactamente ni qué, ni por qué. Te parece que el dinero se va demasiado rápido. Las cuentas, mentalmente no te cuadran pero no quieres obsesionarte sin motivo. Cuando le preguntas a tu administrador de fincas, te responde con vaguedades que no te convencen, incluso alguna vez, te ha parecido pillarle en algún renuncio. Prefiere pagar sin IVA porque las comunidades no lo declaran y es un dinero que se ahorra. ¿Comienzas a sentir cierta inquietud e inseguridad, pero no sabes qué puedes hacer?.

Para salir de dudas, 

Deberemos Crear un equipo de personas con el Presidente o autorizadas expresamente por él, dispuestas a trabajar y a “echarle horas”, y comenzar a pedir papeles. Observarlos casi, como si fuésemos CSI y armarnos de paciencia.

En caso de que el Presidente esté implicado (cosa que a veces ocurre), habrá que hacerlo solos, lo que significará más trabajo y más problemas.

Pero no hay por qué preocuparse.  Poner todo “patas arriba”, sirve para localizar “anomalías” en todos los sentidos y subsanarlas significa que la Comunidad se ahorre y/o deje de perder una importante cantidad de dinero al año.

El administrador de la finca, en calidad de secretario de la comunidad que custodia su documentación, posiblemente no dejará que muchos papeles salgan de la administración, por lo que tendréis que verlos allí. Os sugiero que toméis nota de todas las cuestiones, pedid fotocopias de todo lo que necesitéis ver tranquilamente fuera del despacho de la administración. En caso de que no las entregue, fotografiad lo que os llame la atención.

Sí pero ….. ¿Por dónde y cómo empiezo….?

Deberéis pedir:

1.      Las cuentas de la comunidad de la siguiente forma

• Diario del banco con todos los conceptos apuntados.
• Balance de comprobación de sumas y saldos.
• Mayor de todas las cuentas con movimientos (incluida las de clientes)
• Certificado bancario de saldo a cierre de cuentas. (Aunque cueste algo de dinero).
• Cuotas y correspondiente aplicación de coeficientes  
• Comprobación de que lo que recauda la comunidad es correcto.
• Suministros comunitarios: Agua, Gas, Electricidad ¿Cómo se pagan?. 
• Relación de Deudores: nombre, vivienda, fechas de recibos devueltos e importes correspondientes. 
• No aceptar el pretexto de la Ley de Protección de Datos, ya que el único sitio donde no se pueden exhibir los morosos es en el tablón de anuncios de la propia comunidad. (Hay jurisprudencia al respecto).
• Comprobar que lo que deben los morosos coincide con los ingresos que le faltan a la comunidad.
• Relación de Acreedores identificados y con sus importes correspondientes:
• Organismos Oficiales: Seguros Sociales, Hacienda, Basuras, Paso de vehículos, minusválidos,
• Ordinarios: Proveedores (empresa, fecha, concepto e importe). Nóminas  personal

2.   Archivadores y carpetas de documentos de los años a revisar (aconsejo empezar por el último período e ir hacia atrás).

3.   Entrar en la cuenta de la comunidad y sacar personalmente los movimientos bancarios.

4.   Comprobar que éstos y el saldo final, coinciden con los presentados.

5.   Tener el talonario a mano y comprobar las partidas que están anotadas.

6.   Si se pagan suministros comunitarios, como el agua o gasóleo, comprobar una a una todas las facturas para ver que coinciden la cantidad suministrada con la cantidad facturada (muchas veces no coinciden), y que a partir de éstos, se le ha cargado correctamente a cada uno de los vecinos, con arreglo a como paguen los recibos (por coeficiente o a partes iguales).

7.     Cotejar las facturas de los proveedores con la contabilidad y ver si éstas contienen todos los datos oficiales (expuestos más arriba), si están detallados los trabajos realizados, si la suma de las partidas se corresponde con lo pagado y si hay cargos ajenos a lo que corresponde. No admitir facturas que solo pongan “Trabajos realizados” (sin especificar qué, cómo y cuánto por concepto).

8.   En las facturas de obras y/o reparaciones realizadas, comprobar que se ajustan al presupuesto, que éste no ha sido “inflado” y que llevan un  10% de IVA   (no un 21%) 

9.   Examinar los presupuestos de obras y pedir otros, con las mismas características, cuanto más detallado mejor,  a empresas ajenas a la comunidad.

10. Comprobar si se han ejecutado las garantías de obras realizadas.

11. Observar recibos, albaranes y cualquier otro “justificante de pago”.

12. Verificar que no hay pagos duplicados ni salidas de dinero sin justificar (si están justificadas, comprobar por qué se produjeron).

13. Revisar los contratos de empresas de seguros, mantenimientos y productos varios. Con arreglo a sus coberturas, pedir nuevos presupuestos a otras empresas y, en caso de mucha diferencia, o bien cambiar o hablar con los anteriores para que nos bajen las cuotas si estamos contentos con ellos.

14. Ver los partes dados al seguro y a las empresas de mantenimiento.

15. Comprobar que No hemos pagado por coberturas incluidas en los anteriores.

16. Pedir los contratos y el alta en la SS de todo el personal contratado por la  comunidad. Ver si están contratados por todo el tiempo que hacen. Pedir las copias firmadas de nóminas (ordinarias y extras) y que las revise minuciosamente alguien que entienda, rehaciendo todas las operaciones. Es muy habitual encontrar que se paga de más a la SS, “porque el programa lo ha sacado así”. Si ésto ocurriera, la parte buena es que la SS, devuelve lo que se ha pagado de más.

17.Pedir los TC1 y TC2 de la SS y el impreso de retenciones de Hacienda. Los Seguros se pagan con un mes atrasado, es decir, en diciembre se paga el mes anterior, noviembre. El IRPF se presenta trimestralmente. (En los movimientos bancarios, comprobar que están cargadas estas partidas).

18.  Mirar detenidamente todos los papeles que haya en el archivador o en cualquier otro lugar, correspondientes a la comunidad. Aunque no entendamos, veremos qué dicen y en caso necesario, buscaremos a alguien que entienda para que nos “los traduzcan”.

Tras este análisis, cuantificar económicamente las anomalías encontradas y, dependiendo de la gravedad, decidid qué hacer.

Tanto para echar al administrador, como para demandarle, tiene que ser aprobado en Junta General Ordinaria o Extraordinaria, pero previamente, en la convocatoria, tiene que constar ese punto.